Документознавство: Основні терміни та поняття
Тема 3.
Класифікація документів

 

3.1. Поняття класифікації документів

3.2. Класифікація за інформаційною складовою документа

3.3. Класифікація за фізичною (матеріальною) складовою документа

3.4. Класифікація документів за обставинами їх існування в зовнішньому середовищі

 

3.1. Поняття класифікації документів

Поняття «класифікація» використовується найчастіше одночасно і в значенні процесу, і в значенні результату, тобто розуміється як сукупність і як отримана в результаті схема.

Для розмежування процесу класифікації та його результату пропонується використовувати два терміни: «класифікування» і «класифікація».

  • Класифікування документів – процес упорядкування або розподілу документів за класами (розрядами).
  • Класифікація (лат. classik – розряд, група) документів – це система їх супідрядності, що використовується як засіб встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті.

 

3.2. Класифікація за інформаційною складовою документа

УВАГА! Основні ознаки класифікації за інформаційною складовою документа – зміст документа; ступінь узагальнення інформації; тип знаків, використаних для запису інформації; призначення для сприйняття інформації людиною; канал сприйняття знаків, ступінь поширення інформації; спосіб запису інформації тощо.

 

3.2.1. Класифікація документів за змістом

Класифікації, в основу яких покладена ознака змісту документа, називають семантичними. У них проводиться поділ на види і підвиди відповідно до змісту документа.

Семантичні класифікації документів мають велике практичне значення в підрозділах документно-комунікаційної сфери і тому є найбільш розробленими. До них відносяться

  • Бібліотечно-бібліографічна класифікація,
  • Універсальна десяткова класифікація (УДК),
  • Десяткова класифікація Дьюї,
  • Єдина класифікація літератури для книговидання та ін.

Існують змістові класифікації і для окремих видів документів: наприклад, класифікатор державних стандартів, Міжнародна класифікація винаходів.

У країнах СНД, у т.ч. і в Україні, крім УДК, використовується Бібліотечно-бібліографічна класифікація (ББК) – ієрархічна комбінаційна система бібліотечно-бібліографічної класифікації, розроблена в 1957-1968 рр. об'єднаними зусиллями найбільших бібліотек та інших установ колишнього СРСР.

 

3.2.2. Класифікація документів за рівнем узагальнення інформації

За рівнем узагальнення інформації документи ділять на первинні і вторинні.

Первинний документ містить інформацію, яка є викладом (описом) результатів вивчення, дослідження, розробок тощо і оригінальна за своїм характером.

Вторинний документ є результатом аналітико-синтетичної переробки одного або кількох первинних документів. Вторинний документ містить відомості про первинні документи, одержані шляхом їх інформаційного аналізу (бібліографічний, реферативний, оглядовий).

 

3.2.3. Класифікація документів за характером знакових засобів фіксації інформації

Особливістю документа є те, що інформація (зміст), яка міститься в ньому, передається за допомогою тих або інших знаків.
  • Знаковість – обов'язкова властивість документа, оскільки тільки в закодованій знаками формі можна передати інформацію від комуніканта до реципієнта. За інформаційними знаками документи поділяють на текстові та нетекстові.
У текстовому документі знаком служить алфавіт (букви) природної мови (книга, журнал, газета, патент, стандарт, бюлетень тощо). Текстові документи часто називають вербальними або словесними.
Одним з основних видів текстового документа, у якому інформація втілена будь-яким способом письма, є письмовий документ – це найчастіше літературний документ, зміст якого виражений словесно в письмово зафіксованій формі.
До письмових документів можуть бути віднесені рукописний, машинописний і друкарський документи, оскільки в них мовна інформація зафіксована за допомогою письмових знаків.

 

Нетекстовий документ оформлений у вигляді запису за допомогою нотних, картографічних та інших немовних знаків. Сюди можна віднести іконічний, ідеографічний, звуковий і матричний документи. Їх часто називають невербальними (немовними).
Іконічний документ – той, у якому знак подібний відображуваному об'єкту (картина, малюнок, фотографія, кінофільм, діафільм, відеодиск та ін.)
Ідеографічний документ – той, у якому знаком служить умовне позначення, що не відображає реальних предметів або явищ (карта, ноти, креслення).
Документ, що звучить, фіксує і передає інформацію звуками. Це так званий фонодокумент (грамплатівка, магнітний запис, музичний компакт-диск).
Матричний документ виконаний засобами „матричної мови”, тобто складається з кодових осередків-матриць, за допомогою яких відбувається кодування інформації у формі, доступній для «прочитання» машиною (перфокарти, перфострічки, магнітні й оптичні диски, дискети для ЕОМ). З

 

3.2.4. Класифікація документів за призначенням для сприйняття інформації

Інформація, зафіксована в документі за допомогою певних знакових засобів, може бути сприйнята людиною як безпосередньо, так і опосередковано.
  • За суб'єктом сприйняття семантичного змісту всі документи ділять на людинозчитувльані – «прочитані» безпосередньо людиною, без спеціальних технічних засобів – і машинозчитувальні – призначені для автоматичного відтворення інформації, що знаходиться в документі, за допомогою магнітофона, телевізора, принтера, дисплея тощо.

До людинозчитуваних документів відносяться всі види видань (книга, журнал, газета тощо). Машинозчитувані документи – це мікрофільм, мікрофіша, діафільм, магнітна стрічка, грамплатівка, перфокарта, перфострічка, диск, дискета, компакт-диск та ін.

 

3.2.5. Класифікація документів за каналом сприйняття інформації

Інформація, що міститься в документі, може сприйматися за допомогою різних органів чуття (зір, слух, дотик).
За каналом сприйняття знаків, використовуваних для запису змісту, розрізняють візуальний, тактильний, аудіальний та аудіовізуальний документи.

Візуальний – це документ, зміст якого людина (реципієнт) сприймає зором (письмові тексти, графіка, малюнки, креслення, фотографія, репродукція тощо на будь-якому носії, включаючи екран діапроектора, телевізора або ЕОМ). Зміст тактильного документа сприймається через дотик (дотик) (книга, журнал для сліпих). Аудіальний – це звуковий документ, зміст якого може бути сприйнятий тільки слухом (грамплатівка, магнітна фонограма, музичний компакт-диск). Аудіовізуальний документ – той, зміст якого сприймається одночасно зором і слухом (звуковий кінофільм, озвучений діафільм, відеофільм, відеодиск, комп'ютерна технологія «мультимедіа» та ін.).

 

3.2.6. Класифікація документів за ступенем їх поширення

За ступенем поширення розрізняють опублікований, неопублікований і документ, що не публікується.

Документ, призначений для широкого і багаторазового використання, такий, що має тираж (незалежно від способу тиражування), а також вихідні дані, називають опублікованим. Неопублікований документ містить інформацію, не призначену для поширення, тому він, як правило, не тиражується і існує в обмеженій кількості машинописних екземплярів. Представниками цього класу документів є звіт про НДР, дисертація, депонований рукопис, препринт й ін. До документів, що не публікується, відносять документи одноразового використання, необхідній для прийняття конкретних управлінських рішень (адміністративно-господарська, планово-економічна, фінансово-бухгалтерська, технологічна, комерційна та інша подібна документація).

 

3.2.7. Класифікація документів за способом документування

За способом документування виділяють рукописний, друкарський, механічний, магнітний, фотографічний, оптичний, лазерний і електронний документи.

Рукописний – це письмовий документ, при створенні якого знаки письма наносяться від руки.  До рукописних документів відносять звіт про НДР, депонований рукопис, дисертацію та ін.

Друкарський – це документ, виготовлений полиграфічним або іншим способом – такі документи випускаються типографіями, видавництвами.

Зараз друкарський документ – найпоширеніший клас документів (книги, брошури, газети, журнали, календарі, карти та ін.) Такі документи часто називають творами друку або виданнями.

Механічний – це документ, запис інформації на якому здійснюється механічним способом: шляхом вирізування різцем канавки на поверхні рухомого носія (грамплатівки, фонографічні валики) або шляхом пробивки отворів (перфорацій) за допомогою перфоратора (перфокарти, перфострічки) тощо.

Магнітний – це документ, запис інформації на якому здійснюється шляхом зміни магнітного стану поверхні носія під впливом магнітного поля. До магнітного документа відносяться магнітні стрічки, диски або дискети для ЕОМ, відеодиски тощо.

Фотографічний – це образотворчий документ, створений фотографічним способом, заснований на зміні оптичної щільності ділянок фотоматеріалу (фото-, кіноплівка, фотопапір) під впливом світлового або електронного променя, інтенсивність і форма якого змінюються відповідно до записуваного сигналу (фотографії, діафільми, діапозитиви, кінофільми, мікрофіші, мікрофільми).

Оптичний – це документ, запис інформації на якому здійснений сфокусованим пучком електромагнітного поля оптичного випромінювання (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументи з оптичним записом, постійний запам'ятовуючий пристрій (ПЗП)).

Лазерний – це документ, запис і зчитування інформації на якому здійснені за допомогою лазерного променя (оптичний диск, CD-ROM, компакт-диск, голограма).

Формується ще один самостійний клас документів – електронний документ як сукупність даних в пам'яті ЕОМ. Це документ із записом звуку або інформації для ЕОМ. Основним способом документування тут виступає не писемність, а екранність, заснована не на лінійному, а на тимчасовому потоці екранних зображень (електронна книга, електронний журнал, диск). Відтворення тексту ЕОМ здійснюється двома шляхами: зображення його на екрані дисплея або у вигляді текстового роздруку.

 

3.3. Класифікація за фізичною (матеріальною) складовою документа

УВАГА! Друга атрибутивна складова документа – його речовинна сутність, матеріальна основа носія інформації (матеріал та конструкція носія інформації).

 

3.3.1. Класифікація документів за матеріалом носія інформації

За матеріалом носія інформації виділяють класи документів на штучній і природній матеріальній основі.

Основними різновидами сучасних документів на штучному носії є паперові й полімерні (полімерно-плівкові і полімерно-пластинкові) документи.

Паперовий документ виконаний на папері або на сучасних синтетичних замінниках паперу. До класу паперових документів відносять книги, журнали, газети, ноти, карти, патенти, нормативні документи та ін. види видань, а також перфокарти, паперові перфострічки, фотографії та ін.

Плівковий документ створений на плівковій основі (кіно-, діафільм, діапозитив, мікрофіша, магнітна фонограма, документ із записом інформації для ЕОМ).

Пластинкові документи створені на пластмасовій основі (грамплатівки, диски). В окремих випадках вони створюються на металевій або скляній основі.

До винаходу штучних носіїв інформації її записували на природних матеріалах: глині, деревині, шкірі (пергамент), камені та ін. Проте зараз природні матеріали як носій інформації використовуються зрідка.

 

3.3.2. Класифікація за матеріальною конструкцією або формою носія інформації

За матеріальною конструкцією носія інформації виділяють документ аркушний, кодексовий, картковий, стрічковий, дисковий, комбінований.

Аркушний – це документ у вигляді одного або кількох аркушів будь-якого формату без скріплення (листівка, газета, плакат, географічна карта, афіша, етикетка). Листи, покладені один на інший, утворюють стопу (колода карт, картотека, каталог). Сполучена за довжиною стопа стає кодексом. Кодексовий або блочний документ створений у формі блоку – кодексу, тобто скріплених між собою по одному краю аркушів (книжковий блок, альбом, атлас, журнал).

Картковий – це документ, що складається з сукупності карток або перфокарт установленого формату (каталожна, поштова, гральна, перфорована, календарик, листівка).

Стрічковий – це документ, що є суцільною смугою матеріалу із записом інформації. Стрічку можна скрутити у вигляді сувою або рулону або скласти частинами у формі гармошки. До стрічкових документів відносять перфострічку, магнітофонну, кино-, відеострічку та ін.

Дисковий документ – носій запису інформації у формі диска, тобто скручений в спіраль послідовний ряд знаків (платівка, диск, дискета, компакт-диск, CD-ROM, відеодиск). Місцем розміщення інформації є концентричні доріжки (магнітні, магнітооптичні і оптичні диски, грамплатівки). Дискета – малоформатний магнітний диск, вживаний в ПЕОМ і термінальному устаткуванні, звичайно на гнучкій підкладці.

 

3.4. Класифікація документів за обставинами їх існування в зовнішньому середовищі

Спільною ознакою класифікації, що не відноситься ні до змісту, ні до форми документа, є ознака поділу сукупності документів за обставинами їх існування в зовнішньому середовищі, тобто в часі й просторі.

 

3.4.1. Класифікація документів по регулярностю виходу у світ

За регулярністю виходу у світ виділяють періодичні документи, що виходять через певні проміжки часу нумерованими або датованими, однотипно оформленими випусками, і неперіодичні документи, що виходять в світ через не чітко визначені проміжки часу.

За регулярністю виходу у світ розрізняють щорічник, щоквартальник, щомісячник, тижневик й ін. До періодичних документів відносяться газета, журнал, бюлетень, календар, експрес-інформація та ін. Неперіодичні документи складають книги, брошури, альбоми, карти, афіші, плакати, перфострічки, перфокарти, оптичні диски, дискети, грамплатівки тощо.

 

3.4.2. Класифікація документів за часом

За часом появи документа в зовнішньому середовищі розрізняють оригінал і копію.
  • Оригінал – це справжній документ.
  • Копія документа – документ, що відтворює інформацію іншого документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх.

 

3.4.3. Класифікація документів за місцем походження

За місцем походження розрізняють:

місцевий документ – вийшов і поширений у межах однієї області, міста, одного або декількох районів, підприємства, установи, господарства або навчального закладу;
регіональний документ – вийшов і поширений у межах кількох областей або автономної республіки (Крим);
національний або загальнодержавний – у масштабах України – всеукраїнський;
зарубіжний або іноземний – надрукований надрукований за кордоном).

 

© Луганський національний університет імені Тараса Шевченка, 2011